Consultas e Informes

Consultas
Las consultas sirven para cuando se desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Al utilizar consultas, se pueden responder preguntas especificas acerca de los datos. Tambien se pueden filtar los datos, realizar calculos con ellos, resumirlos, automatizar muchas tareas de administraciones de datos y revisar cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambas cosas. Las cosultas que se usan para recuperar datos de una tabla o hacer calculos se les llama consultas de seleccion. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se les llama consultas de accion.
Las cosultas tambien se pueden utilizar para aportar datos para un formulario o informe. Las consultas pueden ser utiles para reunir los datos de diferentes tablas para diseñar un formulario o informe.

Informes
Los informes se forman de informacion extraida de una tabla o consulta, asi como de la informacion almacenada en el diseño del informe, encabezado y grafico. La tabla o consulta de donde provienen los datos subyacentes se les conoce como origen de registros del informe. Si los datos se encuentran en una sola tabla esta se puede usar como unico origen de registros. En cambio, si los datos se encuentran en diferentes tablas es mejor hacer una o varias consultas como origen de registros. Puede que estas consultas ya existan.
La herramienta informe es la manera mas rapida de crear un informe, porque lo hace inmediatamente sin solicitar ningun tipo de informacion. Esta herramienta puede que no cree el producto final terminado que se desea, pero es muy util para ver rapidamente los datos subyacentes. El informe se puede modificar en la vista Presentacion o en la Vista Diseño para que se adapte mejor a nuestras necesidades.
Para crear un informe siga los pasos siguientes:

• En el panel exploracion, hacer clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
• En la ficha Crear, en el grupo Informes, hacer clic en Informe.
• Access crea y muestra el informe en la Vista Presentacion
• Para tener mas informacion sobre como ver e imprimir el Informe, ver la seccion Ver.

Despues de ver el informe, se puede guardar y cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que se ha utilizado como origen de registros. La proxima vez que se abra el INforme, Access mostrara los datos mas recientes del origen de registros.

Relaciones de tablas

Un buen diseño de base de datos tiene como objetivo eliminar los datos que estan repetidos. Para poder llegar a este objetivo es necesario desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada dato solo aparezca una vez. Se le tiene que dar a Microsoft office Acces 2007 los medios para recolectar la informacion desglosada. Hacemos esto colocando campos comunes en tablas relacionadas. Antes de todo, debemos comprender las relaciones existentes entre las tablas y especificar estas relaciones en la base de datos de Access 2007.
Despues de crear una tabla para cada tema en la base de datos, hay que darle a Access 2007 los medios para recolectar de nuevo esa informacion cuando sea necesario. Para hacer esto, se crean campos comunes en las tablas que se han relacionado y se definen estas relaciones.





TIPOS DE RELACIONES DE TABLA

a) Una relacion uno a varios

Este tipo de relacion existe cuando en una tabla pueden haber varios datos representados de un solo registro de otra tabla.

b) Relacion de varios a varios
esta es una relacion en la que varios registros de una tabla pueden estar en varios registros de otras tablas y visceversa.


c) Relacion uno a uno
Este es el tipo de relacion en la que solo UN registro de una tabla puede estar relacionado con registro en otra tabla y visceversa. Este tipo de relacion no es muy comun ya que los datos se pueden guardar en una sola tabla.



Integridad Referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la informacion en muchas tablas con temas para poder asi minimizar la repeticion de los datos. Luego se le dan a Access 2007 los medios para poder recolectar de nuevo la informacion, colocando los campos comunes en las tablas relacionadas.
Por ejemplo si hay una relacion de uno a varios entre dos tablas, y deseamos eliminar un registro de alguna de las tablas, ese registro va a dejar datos "huerfanos" en la otra tabla ya que estos estaban relacionados. Por lo que el proposito de la integridad referencial es evitar los registros huerfanos y mantener las referencias sincronizadas para que el ejemplo dado no ocurra.
Una vez que la integridad referencial esta habilitada, Access rechaza todas las operaciones que no cumplan con lo integridad referencial de las tablas.

Tipos de Datos

-Texto: se pueden insertar hasta 255 caracteres. Para caracteres alfanumericos, incluido texto y numeors, texto, que no se utilicen en calculos.

- Memo: Cuando se usa la propiedad formato del texto, especifica si el campo es compatible con el texto con formato. Si se utiliza solo anexar, se conservara versiones anteriores dl valor del campo cuano este cambie

- Numero: Se utiliza para almacenar valores numericos que se utilizan en calculos, excepto valores monetarios.

- Fecha y hora: Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.

- Moneda:almacena valores monetarios.

- Autonumerico: Genera valores exclusivos que pueden utilizarse como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro.

- Si o no: Para valores booleanos como si o no, verdadero o falso o activado o desactivado.

- Objeto OLE: Para almacenar objetos OLE ( imagenes)de otros programas de Microsoft Windows.

- Datos adjuntos: Para almacenar archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto, como imagenes digitales o archivos creados mediante Microsoft Office.

- Hipervinculo: proporcionan acceso auna pagina web mediante una direccion URL o arcivos mediantre un nombre en formato UNC.

- Asistente para busquedas: Para busquedas para crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Pseudocódigo

Un pseudocodigo es una explicacion de un algoritmo en lenguaje especifico y facil de entender. El pseudocodigo debe ser ejecutable en un ordenador y es una herramienta muy util para poder entender los diagramas de flujo o algoritmos que tienen lenguaje complicado.

Ejemplo:
- Pseudocódigo del area de un cuadrado.

Inicio Programa

Variables A,B,C

A(area), B(alto), C(largo)

introducir B e introducir C

A= B*C

Imprimir "area del cuadrado es: C"

Tarea Grupo 2

Este diagrama de flujo sirve para que el usuario sume N cantidad de numeros elegidos por el.
Este diagrama de flujo tiene 3 variables (N,A y S). En el diagrama N es un numero al que se le va restando una unidad cada vez que a S se le suma A. Si N no ha llegado a cero se vuelve a sumar S+A hasta que N sea cero y se muestre el valor de S.

Diagrama de Flujo de Números Pares

Este diagrama de flujo sirve para escribir los primeros100 números pares. Tiene un contador (x) que le vamos sumando un numero hasta que llegue a 99. Cuando x llega a 99 se muestra la Suma-

Diagrama de Flujo

Un diagrama de flujo es una representación grafica de un algoritmo. Un algoritmo es una serie de pasos a seguir para resolver un problema.

• todo diagrama tiene que tener un inicio y un fin.



• solo se pueden usar lineas de flujo verticales u horizontales.



• los conectores deben ser usados solo cuando sean necesarios.



• no pueden haber lineas de flujo sin conectar.



• el texto dentro de los simbolos debe ser calro y no muy extenso.

Algoritmos Orientados a Programación

Un algoritmo orientado es una solución rutinaria que siempre sirve para resolver el mismo problema.
Ejemplo:
1. Inicio
2. Pedir base al usuario B
3. Pedir altura al usuario A
4. C=B*A
5. Mostrar área C
6. Fin

Tarea
1. Inicio
2. Pedir al usuario el primer numero A
3. Pedir al usario el segundo numero B
4. Pedir al usuario el tercer numero C
5. A+B+C= D
6. Mostrar el resultado D
7. Fin

Algoritmos

Un algoritmo es una sucesión o serie de pasos a seguir para poder realizar una acción.
Ejercicio: realice un algoritmo que permita mostrar los pasos que realiza cuando vienen al laboratorio de la clase anterior.
1. Escucho el timbre
2. Recojo las cosas de mi escritorio
3. Salgo de clase y camino hacia la clase de Juande
4. Saludo a Juande
5. Me siento en mi escritorio
6. Espero a suene el segundo timbre para comenzar la clase
7. Juande cierra la puerta y la clase comienza
8. Entro en mi usuario
9. Espero las instrucciones del profesor
10. Escucho atentamente las instrucciones de la clase
11. Le digo a mis compañeros que ya no me hablen para poder comenzar mis actividades de computación.
12. Se termina de clase, doy un gran suspiro y salgo con el ceño fruncido.